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密集架的操作便捷，安全性高。智能密集架高效完成檔案存儲管理工作，使用方便，管理方便，工作速度工作效率都可得到大幅提升。密集架可以實現檔案管理工作自動化或半自動化完成，檔案歸類、出入庫都更加便捷。密集架采用冷軋鋼板材質，防潮防濕、防塵防火、防鼠蟻等，讓檔案的管理也更加安全。

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傳統方式下，檔案入館后先需進行分類、排序，并去裝訂，然后由人工撰寫檔案盒的相關信息，手工抄寫檔案目錄，并將目錄連同檔案一起封裝入檔案盒內。這種操作方式耗費大量活勞動和時間，導致較多檔案入館后被長期堆放、一隅得不到及時整理歸檔。此外，檔案編目與檔案盒謄寫多為簡單、重復性勞動，手工處理方式使得整個流程既繁瑣又低效。

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智慧檔案館通過文本分類技術實現檔案的智能分類。文本分類技術是自然語言處理的一個重要應用領域，它首先對選定的文本樣本集合進行標記，然后得出其中文本屬性和類別間的關系模型，再根據這種關系模型對需要進行分類的文本進行判斷，這樣做大大減少了人工分類中的繁瑣程序。

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RFID密集架是通過建設智能RFID管理系統，實現檔案集約化管理，有效的整合檔案電子化和信息化，提高檔案管理的工作效率，建設RFID檔案智能化管理項目，可以實現實體檔案電子標簽化管理，檔案自動借閱，自動還卷，檔案定位，庫房智能盤點，安全監控等功能，并且實現將庫房各類檔案的電子標簽以及層標簽的粘貼和系統整合，數據連接等功能。可實現檔案的批量管理、有序存放，有序管理，讓檔案管理變得更加方便快捷。